5 Risiken unstrukturierter Arbeitsmethoden für Selbstständige

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Sie sind selbstständig für ein Restaurant, eine Arztpraxis, einen Handwerksbetrieb verantwortlich oder als Freiberufler tätig? Ganz gleich, in welcher Branche oder Größenordnung Sie wirtschaften - als Selbstständiger haben Sie die Freiheit gewählt, Ihr eigener Chef zu sein und somit auch Ihre eigenen Richtlinien und Ziele zu setzen. Kaum etwas ist daher so wichtig wie ein gut strukturierter Arbeitsalltag. Wir zeigen Ihnen wie dies gelingen kann und welche fünf Fehler Sie unbedingt vermeiden sollten. 

Keine Zeit für Freizeit?! 

Sie wissen oft gar nicht mehr wo Ihnen der Kopf steht und es ist noch nicht einmal die Wochen-Mitte erreicht? Ihre Familie steht allzu häufig an zweiter Stelle, ganz zu schweigen von Ihren Freunden die Sie kaum noch zu Gesicht bekommen seid Sie Ihre Selbstständigkeit gegründet haben? Das muss nicht sein! Wir zeigen Ihnen die fünf häufigsten Risiko-Faktoren, die jeder Selbstständige kennen sollten und wie Sie den teufeskreis erfolgreich durchbrechen können.

Unseren praxisbezogenen Tipps sorgen nicht nur dafür, dass Sie durch die richtigen Arbeitsmethoden Arbeit und Freizeit wieder in eine ausgewogene Balance bringen. Sondern auch dafür, dass Sie als Freiberufler dank dieser Arbeitsmethodennoch effizienter arbeiten können - so dass weder Ihre Angestellten noch Ihre Familie oder Kunden zu kurz kommen.

Risiko 1: Externe Störfaktoren 

Je weniger Störfaktoren es in Ihrem Arbeitsumfeld gibt, umso größer auch die Effizienz. Denn jede Störung, die Sie aus dem Arbeitsfluss wirft, kostet Sie wertvolle Zeit, da Sie sich wieder erst erneut in die Materie einarbeiten müssen.

Unser Tipp: Reduzieren Sie die Störfaktoren auf ein Minimum. Wenn Sie gerade keine dringenden Kundenanrufe erwarten, stellen Sie Ihr Telefon oder Smartphone einfach auf stumm. als Selbstständiger haben Sie die Freiheit gewählt, Ihr eigener Chef zu sein und somit auch Ihre eigenen Richtlinien zu setzen. Lesen Sie Ihre Emails nicht zwischendurch sondern zu festen Zeiten und strukturieren Sie diese in Blöcken entlang Ihrer Projekte.

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Risiko 2: Unüberschaubare Arbeitsvolumen

Als Selbstständiger oder Freiberufler hat man tagtäglich eine ganze Reihe an Tätigkeiten zu berücksichtigen. Und oft hat man dann das Gefühl dabei, gar nicht mehr zu wissen, wo man überhaupt zuerst anfangen soll. Unser Tipp, um Ihre Arbeitsmethoden zu verbessern: Erstellen Sie in einer Liste, welche Aufgaben besonders wichtig und welche Aufgaben weniger wichtig sind. Legen Sie dazu immer am Abend zuvor die Prioritäten für den nächsten Arbeitstag fest - und teilen Sie Ihre Aufgaben und Arbeitsmethoden dabei einfach in die Kategorien A, B und C ein.

Unter die Kategorie A fällt alles, was unmittelbar den jeweiligen Arbeitstag betrifft: Besuche und Anrufe von Kunden oder umgekehrt, die Entgegennahme wichtiger Lieferungen, die Bestellung neuer Produkte etc.

Erfahrungsgemäß hat die B-Kategorie häufig mit dem lieben Geld zu tun: Rechnungen zahlen oder aber anmahnen, Unterlagen für den Steuerberater verwalten, etc.

Unter die Kategorie C schließlich fallen weniger zeitkritische Tätigkeiten wie die Sichtung und Beantwortung von E-Mails oder Nachrichten per Social Media wie Facebook und Twitter. Auch die Neukunden-Akquise oder die Konzeption von Werbemaßnahmen zählen zu den Aufgaben, denen man sich einfach mal widmen kann, wenn man gerade etwas Luft hat.

Risiko 3: Wunderwaffe Multitasking?!

Wir leben zwar in einer Zeit, in der die Multitasking-Fähigkeit immer wieder als vielbeschworene Kernzkompetenz gefeiert wird. Allerdings haben verschiedenste wissenschaftliche Untersuchungen belegt, dass ständiges Multitasking unser Gehirn schlicht und ergreifend überfordert und wir zu früheren Arbeitsmethoden zurückkehren sollten. Denn wir arbeiten immer dann am besten, wenn wir uns ganz konzentriert einer Sache widmen. Um nur einmal ein Beispiel zu nennen: Als Zahnarzt können Sie nicht während einer Wurzelkanalbehandlung einfach mal so an Ihr Handy gehen, nur weil es gerade klingelt. Und genau dieselbe Fokussierung auf eine Sache sollten Sie in jedem Job als Selbstständiger machen, vom Brautmodengeschäft bis hin zum Handwerksbetrieb.

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Viele Selbstständige kennen das Phänomen: Eigentlich gibt's immer was zu tun, hier noch eine Bestellung, da noch ein Kundentermin... Deshalb neigen viele Freiberufler auch dazu, sich förmlich selbst auszubeuten. Damit tun sie sich allerdings langfristig keinen Gefallen, denn die Folgen können häufig Burnout oder stressbedingte Erkrankungen sein. Bei ineinandergreifenden Arbeitsmethoden kommt es daher auch darauf an, regelmäßig Pausen einzulegen. Gönnen Sie sich und Ihren Angestellten also regelmäßige Auszeiten: Das lädt den Akku auf, reduziert Stress und sorgt auch für mehr Spaß bei der Arbeit!

Risiko 4: Einzelkämpfer-Status 

Fast jeder von uns hat schon einmal überfordertes Personal in einem Restaurant erlebt, wenn diverse Kellner hektisch hin- und her flitzen, die Gäste aber dennoch viel zu lange auf Speisen und Getränke warten müssen. Der Hintergrund: Restaurantleiter die vorab keine klaren Zuständigkeiten festgelegt haben und wenn es keine klaren Verantwortlichkeiten gibt, entsteht schnell Chaos.

Damit Ihnen dies nicht mit Partnern und/oder Angestellten passiert, sorgen Sie durch strukturierte Arbeitsmethoden dafür, dass jeder weiß, für welchen Bereich er zuständig ist. Damit verbessern Sie nicht nur die Arbeitsaufteilung, sondern auch die Teamarbeit und somit Atmosphäre. Gerade in kleinen Unternehmen kann bereits ein Mitarbeiter zum Sturz des Teams führen. Um Probleme wie diese zu vermeiden, beugen Sie rechtzeitig vor und teilen Sie Ihre Pläne dem Team mit. Informierte Partner und Angestellte fühlen sich integriert und sind eher bereit auch schwierige Wege gemeinsam mit ihnen zu beschreiten. 

Risiko 5: Fehlende finanzielle Rücklagen 

Wir leben in Zeiten, in denen sich Marktsituationen immer schneller ändern können. Besonders Handwerksbetriebe können ein Lied davon singen: Plötzlich streicht ein Kunde aus heiterem Himmel ein schon längst geplantes Projekt - und schon sind größere Einnahmen futsch, die man schon längst im eigenen Budget eingeplant hatte. Häufig genug passiert es auch, dass ein Neukunde, für den man bereits einen aufwändigen Auftrag ausgeführt hat, einfach nicht bezahlt.

Unser Tipp: Stellen Sie sicher, dass Sie auf jeden Fall drei Monate - noch idealer wären sogar sechs Monate - auch ohne laufende Einnahmen über die Runden kommen können. Und rühren Sie diesen Notfallgroschen nur dann an, wenn tatsächlich einmal über längere Zeit eine Auftragsebbe herrscht.

Kurz gesagt 

Unseren praxisbezogenen Tipps sorgen nicht nur dafür, dass Sie durch die richtigen Arbeitsmethoden Arbeit und Freizeit wieder in eine ausgewogene Balance bringen. Sondern auch dafür, dass Sie als Freiberufler noch effizienter arbeiten können - so dass weder Ihre Angestellten noch Ihre Kunden oder Ihre Familie zu kurz kommen.

Abschließend noch einmal die Checkliste als Übersicht:

  1.  Reduzieren Sie ablenkende Störfaktoren auf ein Minimum 
  2.  Erstellen Sie Listen um Ihre Prioritäten klar zu gliedern
  3.  Versuchen Sie nicht zu viele Aufgaben gleichzeitig zu erledigen
  4.  Holen Sie sich Unterstützung
  5.  Legen Sie sich ein Finanzpolster für auftragsschwache Zeiten zu

Viel Erfolg!