Fokus als Kernkompetenz - Konzentration verbessern im Arbeitsalltag

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Ablenkungen lauern im Arbeitsalltag überall - angefangen von den Kollegen, die dringend noch etwas wissen möchten, bis hin zu eingegangenen E-Mails. Bei so viel Unruhe werden selbst einfache Aufgaben schnell zur Herausforderung. Mit der richtigen Planung können Sie jedoch gezielt Ihre Konzentration verbessern und selbst in einem stressigen Arbeitsumfeld den Fokus behalten. Wir zeigen, wie es geht.

5 Tipps für produktives Arbeiten

Für konzentriertes Arbeiten gibt es ein simples Erfolgsrezept: Tun Sie das, was am wichtigsten ist, und stellen Sie alles Andere hinten an. Erfolgreiche Menschen sind aus genau diesem Grund so erfolgreich - weil sie sich eben nicht verzetteln, sondern ihr Ziel immer im Auge behalten. Dieser Fokus ist keine angeborene Gabe, sondern kann mit einigen einfachen Tricks gezielt trainiert und unterstützt werden.

Um Ihr Potenzial voll auszuschöpfen, sollten Sie sich bewusst von Hindernissen und Störfaktoren freimachen. Das gelingt in einem hektischen Arbeitsumfeld nur dann, wenn Sie Ihre eigenen Grenzen kennen und die Arbeitsbedingungen entsprechend anpassen. Mit den folgenden Tipps richten Sie sich Schritt für Schritt das ideale Arbeitsumfeld ein und können auf diese Weise langfristig Ihre Konzentration verbessern.

1. Definieren Sie Ihr Ziel und den Weg dorthin

Wer sein Ziel nicht kennt, kann es auch nicht erreichen. Umso entscheidender ist es, die eigenen Kernaufgaben klar zu definieren. Machen Sie sich bewusst, welche Aufgabe momentan am wichtigsten ist und worauf der Fokus liegen sollte. Dabei sind die täglichen Zwischenziele genauso wichtig wie die langfristigen Meilensteine. Tägliche Etappenziele sind leichter umzusetzen und sorgen für regelmäßige Erfolgserlebnisse, während langfristige Ziele die Motivation auf Dauer erhalten.

Nehmen Sie sich jeden Tag die Zeit, Ihre Prioritäten für den kommenden Tag oder die kommende Woche zu definieren. Planen Sie regelmäßige Zeitfenster für Ihre wichtigsten Aufgaben ein. Ansonsten laufen Sie Gefahr, vor lauter Dringlichkeiten die wirklich wichtigen Aufgaben aus dem Auge zu verlieren.

2. Meiden Sie potenzielle Störnfaktoren

Ablenkung stellt gerade im Gemeinschaftsbüro und in Räumen mit Kundenverkehr ein großes Problem dar. Ein hoher allgemeiner Geräuschpegel, Gespräche zwischen Kollegen, das klingelnde Telefon - da fällt die Konzentration oftmals schwer. Aber auch Handy und Mailbox können dafür sorgen, dass die Gedanken immer wieder ungewollt abschweifen.

Solchen Ablenkungen können Sie mit einfachen Mitteln vorbeugen und selbst im hektischen Großraumbüro Ihre Konzentration verbessern. Schließen Sie Ihr Mail-Programm während wichtiger Arbeitsphasen, schalten Sie das Handy stumm und deaktivieren Sie Push-Nachrichten. Für die Beantwortung Ihrer E-Mails und Anrufe sollten Sie feste Zeiten reservieren, um bei wichtigen Aufgaben voll konzentriert zu sein.

Im Gemeinschaftsbüro kann es sinnvoll sein, sich einen persönlichen Rückzugsort zu schaffen - beispielsweise eine ruhige Arbeitsecke oder einen geschlossenen Ruheraum. Auch Kopfhörer helfen vielen Menschen dabei, trotz Umgebungslärm konzentriert zu arbeiten. Bei wichtigen Aufgaben sollten Sie Ihre Kollegen darauf hinweisen, dass Sie momentan nicht gestört werden wollen. Hilfreich ist dafür beispielsweise ein einfaches Nicht-stören-Schild oder eine geschlossene Bürotür als Zeichen dafür, dass Sie Ruhe brauchen. Achten Sie aber auch darauf, solche Signale nicht zu häufig zu gebrauchen. Wenn Sie sich schon für nebensächliche Aufgaben abschotten, nehmen die Kollegen irgendwann auch dann keine Rücksicht mehr, wenn Sie wirklich Ruhe benötigen.

3. Strukturieren Sie Ihren Arbeitstag 

Eine gute Organisation ist die Grundvoraussetzung für fokussiertes Arbeiten. Wer die Konzentration verbessern möchte, sollte sich daher zunächst einmal richtig organisieren. Eine klare Aufgabenstruktur hilft dabei, den Fokus zu behalten und eventuelle Störungen bestmöglich abzufedern.

Planen Sie einzelne Zeitblöcke im Voraus: Wann beantworten Sie E-Mails, wann erledigen Sie Aufgaben im Team, wie viel Zeit benötigen Sie für die eigene Arbeit? Gerade diese Zeitfenster für sich selbst sollten Sie ernst nehmen und nicht im stressigen Arbeitsalltag unter den Tisch fallen lassen. Synchronisieren Sie "Ihre" Termine möglichst auch elektronisch mit den Kollegen. So ist allen im Team klar, dass Sie in dieser Zeit nicht gestört werden möchten.

Auch Meetings lassen sich effizienter durchführen, indem Sie mehrere Termine als Block direkt nacheinander planen. So verlieren Sie längere Pausen zwischen zwei Meetings nicht mit Nebensächlichkeiten und können im Gegenzug größere Zeitblöcke für wichtige Aufgaben freihalten.

Sinnvoll ist es oftmals auch, ein Zeitprotokoll zu führen und sich selbst eine Woche lang zu überprüfen: Wodurch lassen Sie sich ablenken, womit verlieren Sie wertvolle Arbeitszeit? Wenn Sie Ihre persönlichen Störfaktoren kennen, können Sie besser reagieren und in Zukunft aufmerksamer sein.

4. Auch Pausen sind wichtig 

Ihre grauen Zellen müssen jeden Tag Höchstleistung bringen. Umso wichtiger, dass Sie Ihrem Kopf auch die nötige Erholung gönnen. Planen Sie bewusst Blöcke für die Pausen ein, um anschließend wieder fokussiert zu arbeiten. Mit der richtigen Pausenplanung können Sie Ihre Konzentration verbessern und die Produktivität auf lange Sicht steigern. Bewährt hat sich zum Beispiel die Pomodoro-Technik, bei der sich Arbeitsblöcke von 25 Minuten mit Pausenzeiten von 5 Minuten abwechseln. Testen Sie aus, mit welchem individuellen Arbeitsrhythmus Sie am besten Ihre Konzentration verbessern.

Auch Schlaf ist ein wichtiger Produktivitätsfaktor, der häufig vernachlässigt wird. Schließlich kann unser Gehirn nur dann Höchstleistungen bringen, wenn es ausgeruht ist. Achten Sie darauf, sich auch an stressigen Tagen ausreichend Schlaf zu können. Körperliche Aktivitäten helfen ebenfalls beim Abschalten - sei es eine leichte Sporteinheit oder ein kurzer Spaziergang an der frischen Luft. So versorgen Sie Ihre grauen Zellen zugleich mit Sauerstoff und können anschließend wieder konzentrierter arbeiten.

5. Bewahren Sie Selbstdisziplin

Fokussiert zu arbeiten bedeutet auch, verbindlich sich selbst gegenüber zu sein. Setzen Sie sich Deadlines und halten Sie sie ein. Das gilt nicht nur für wichtige Kundenprojekte, sondern auch für Ihre selbst auferlegten Aufgaben - beispielsweise für die Verwaltungsarbeit. Ansonsten schieben Sie weniger dringliche Aufgaben immer weiter auf.

Wenn Sie Probleme mit der Selbstdisziplin haben, machen Sie eine Abmachung mit sich selbst: Legen Sie sich fest, bis wann Sie eine unliebsame Aufgabe erledigt haben wollen. Ihr eigenes Wort sich selbst gegenüber sollte Ihnen genauso wichtig sein wie das Versprechen, das Sie dem Kunden geben. Auch, wenn es vielleicht einmal nicht klappt, können Sie mit der Selbstverpflichtung Ihren Fokus und Ihre Konzentration verbessern. Nicht zuletzt stärken Sie auch Ihre Selbstachtung, indem Sie sich regelmäßig selbst in die Pflicht nehmen.

Konzentration verbessern - Produktivität steigern

Kurz gesagt, mit einer durchdachten Planung können Sie auch in einem schwierigen Arbeitsumfeld Ihre Konzentration verbessern und so auf lange Sicht produktiver arbeiten. Entscheidend ist dabei, dass Sie sich gut organisieren: Behalten Sie Ihre Ziele im Blick, schaffen Sie sich produktive Freiräume und identifizieren Sie Ihre persönlichen Zeitfresser. Richten Sie sich Ihre Arbeitsabläufe so ein, dass Sie Ablenkungen bestmöglich vermeiden und ungeplante Störungen abfedern können. So können Sie schon mit geringem Aufwand langfristig Ihre Konzentration verbessern.

Auch digitale Hilfsmittel, wie die Online Terminbuchung für Ihre Kunden oder der Schichtplan für Ihre Mitarbeiter, können an dieser Stelle als Entlastung eingesetzt werden. Sie können sich verstärkt auf Ihre Kernziele und Aufgaben konzentrieren, während die Software Ihnen bei der Neukundenbeschaffung und/oder dem Management Ihrer Angestellten hilft. Probieren Sie es aus! 

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