5 Zeitmanagement Techniken, die jeder Unternehmensinhaber kennen sollte

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Zeit ist die einzige Ressource, die Sie nicht vermehren können. Geld lässt sich verdienen, Mitarbeiter können Sie einstellen, Produkte und Rohmaterial werden eingekauft - aber eine vergangene Minute ist für immer verloren. Entsprechend wichtig ist es für Betriebe jeder Größe, effektive Zeitmanagement-Techniken zu entwickeln. Wir geben Ihnen 5 Tipps, die sich im Geschäftsalltag bewährt haben.

Warum ist Zeit so wichtig?

Stellen Sie sich vor, Sie sind Arzt und hätten für die Behandlung eines Patienten mehr Zeit, um Ihre Diagnose zu stellen. Vielleicht führen Sie auch ein Restaurant und könnten beobachten, dass Ihre Kellner nicht unglaublich beschäftigt von einem Gast zum nächsten laufen, sondern sich Zeit nehmen können. In einem Handwerksbetrieb würden Sie den Luxus haben, den Garagenanbau nicht zu einer knallharten Deadline abliefern zu müssen, sondern vielleicht zwei Wochen später.

Und jetzt die gute Nachricht: all diese Ziele sind erreichbar, vielleicht nicht in genau der genannten Art und Weise, aber nah dran. Durch strategische Zeitmanagement-Techniken sparen Sie nicht nur Minuten sondern Stunden an unwichtigeren Aufgaben und investieren Ihre Zeit dort, wo sie wirklich gebraucht wird. Als Resultat sparen Sie langfristig sowohl jene Zeit als auch Geld und liefern Ihre Arbeiten meist auch in höherer Qualität beim Kunden ab. Wer mehr Zeit hat, arbeitet gründlicher, und diesen Vorteil werden Ihre Kunden zu schätzen wissen.

6 Techniken für effizientes Management

Ohne durchdachte, an das Unternehmen angepasste Zeitmanagement-Techniken wird ein Betrieb früher oder später Insolvenz anmelden müssen - klingt hart, entspricht aber der Wahrheit. Wir haben daher einige Möglichkeiten zusammengestellt, wie Sie Ihre Firma besser verwalten, dadurch Zeit sparen und langfristig mehr Erfolg haben werden. Die Digitalisierung Ihres Unternehmen wird in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle spielen. 

1. Priorisierende Listen


Nehmen Sie sich entweder am Vortag oder direkt zu Beginn des Arbeitstags ein wenig Zeit und erstellen Sie eine ebenso altbekannte wie altbewährte To-Do-Liste. Ordnen Sie diese nicht nach angenehmen und unangenehmen Tätigkeiten, sondern gehen Sie logisch vor: Welche Aufgabe ist besonders wichtig und welche kann ich auch hintenanstellen?

Durch diese Liste bekommen Sie einen klaren Blick dafür, in welche Aufgaben Sie Ressourcen investieren sollten. Häufig profitieren Sie dann auch von Synergieeffekten: Eine früh erledigte Aufgabe kann gegebenenfalls spätere Aufgabe beschleunigen. 

2. Arbeit delegieren


Steht Ihnen ein Team aus fähigen Mitarbeitern zur Verfügung, sollten Sie unbedingt lernen, diese Ressourcen auch zu nutzen. Dafür ist Vertrauen notwendig: Gerade die Unternehmensführung denkt häufig, dass nur sie dafür geeignet sind, die wirklich wichtigen Aufgaben in die Hand zu nehmen - und kein "einfacher Angestellter". Oft genug sind jene Angestellte aber durchaus dazu in der Lage, Sie in bestimmten Aufgaben zu unterstützen.

Eine der besten Zeitmanagement-Techniken ist es daher, zu vertrauen und Arbeit zu delegieren. Dabei müssen Sie nicht gleich von 0 auf 100 gehen: In einem Modegeschäft könnten Sie vielleicht einen fähigen Mitarbeiter dazu veranlassen, einen maßgeschneiderten Anzug für einen weniger wichtigen Kunden anzufertigen, bevor Sie den Angestellten auf die "dicken Fische" loslassen. Sie werden schnell merken, dass Ihre Mitarbeiter Ihnen das entgegengebrachte Vertrauen mit einer höheren Leistung danken - und Sie bekommen dadurch mehr Zeit für andere Aufgaben bei gleichbleibender Qualität.

3. Konventionen durchbrechen


Jeder Mensch hat bestimmte Gewohnheiten, die eigentlich Zeitverschwendung sind. Eine effektive Zeitmanagement-Technik ist es daher, genau jene Angewohnheiten zu hinterfragen und auf ihre Bedeutung zu prüfen. Vielleicht gehen Sie jeden Tag zu einem bestimmten Bäcker und holen sich frischen Kaffee. Jeder dieser Ausflüge kostet Sie dabei 15 Minuten. Alternativ könnten Sie ihren Kaffee selbst im Büro zubereiten. Im Jahr sparen Sie dadurch bis zu 60(!) Stunden Zeit.

Integrieren Sie diese Selbstreflexion in Ihre Überlegungen. Oft decken Sie bestimmte Angewohnheiten auf, die Sie andernfalls niemals in Frage stellen würden - deswegen nennen wir es schließlich Gewohnheiten. Sie haben sich dermaßen mit dem Ablauf der Dinge in Ihrem Unternehmen abgefunden, dass Sie diese nicht mehr hinterfragen.

Aber Vorsicht! Ihre Ambitionen im Unternehmensalltag Zeit zu sparen, sollten nicht zu Lasten des sozialen Miteinanders gehen. Ein Plausch mit den Kollegen über das Fußballspiel von gestern etwa kostet auch Zeit, aber trägt in positiver Weise zum Betriebsklima bei. Wägen Sie daher vorsichtig ab, welche Gewohnheiten Ihr Team stärken und welche Sie getrost vergessen können.

4. Improvisation lernen


Kennen Sie das: Ein wichtiges Gerät in Ihrem Unternehmen hat den Geist aufgegeben, ein Mitarbeiter platzt herein und erzählt Ihnen von dem Ausfall.

Die meisten Führungskräfte haben ein innewohnendes "Ich-muss-das-sofort-erledigen"-Gen und wollen das Problem augenblicklich lösen. Zu gutem Zeitmanagement gehört allerdings auch, die Bedeutung eines Problems analysieren und entsprechend reagieren zu können.

Ja, vielleicht ist das Gerät wirklich wichtig - aber gerade heute brauchen Sie es möglicherweise gar nicht. Dann sollten Sie Ihre Zeit besser mit anderen Aufgaben verbringen und stattdessen einen Reparaturdienst beauftragen, der das Problem bis morgen löst. Panik ist immer ein schlechter Ratgeber, auch wenn das Problem in dem Moment, in dem Sie davon hören, katastrophal klingt. Leider können Sie sich auf diese Situationen kaum vorbereiten. Früher oder später werden Sie jedoch ein Gefühl dafür bekommen, wann Ihre Aufmerksamkeit unverzüglich gefragt ist und wann nicht. 

5.  Digitalisierung nutzen


Zu guter Letzt gibt es moderne Geräte, die Ihnen zusätzlich den Alltag erleichtern können. Im Bereich des Marketing könnten Sie beispielsweise Nachrichten bei sozialen Netzwerken oder auch in Ihrem eigenen Blog strategisch planen, ohne diese direkt publizieren zu müssen. Nutzen Sie diese Software Lösungen, um so viele Aufgaben wie möglich dann zu erledigen, wenn Sie gerade Zeit haben - und nicht, wenn der Terminkalender es verlangt.

Dazu gehören auch Smartphones: Digitale Assistenten erinnern Sie an wichtige Termine und erleichtern Ihre tägliche Planung. Eine Möglichkeit in diesem Zusammenhang sind synchronisierte Terminkalender. Per App können Sie und Ihre Mitarbeiter gleichzeitig den Schichtplaner (intern) sowie Terminplaner (extern) einsehen und als Team eine optimale Auslastung in Ihrem Betrieb garantieren. Probieren Sie es aus:

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Kurzgesagt 

Ohne wirksame(!) Zeitmanagement-Techniken werden Sie deutlich statischer, unflexibel und somit weniger erfolgreich sein als die Konkurrenz.

Die Implementierung wirklich effizienter Lösungen ist zwar nicht immer von heute auf morgen möglich. Wenn es Ihnen jedoch gelingt, nach und nach die kleineren und größeren Zeitfresser aufzudecken und abzustellen, werden Sie und Ihre Kunden langfristig davon profitieren können.