Online Terminvereinbarung

Online Terminbuchung | 04:15

 

Kursinhalte

Dieses Video erklärt Ihnen, wie sie grundlegende Einstellungen der Online Terminbuchung auf ihr Unternhemen angepasst eintragen. Lernen Sie zum Beispiel, wie sie Öffnungszeiten, Buchungszeiten, Buchungslimits, Buchungsmodus und Termintaktung nach Ihren Wünschen definieren.

Die Online Buchungsfunktion

Die Online-Terminvereinbarung wird Ihnen viel Arbeit und Zeit sparen, erfordert allerdings anfangs ein paar Einstellungen. Daher gehen wir gleich links im Menü auf Partnernetzwerke und dann auf Profildaten. Bitte überprüfen Sie hier die Öffnungszeiten Ihres Betriebs, ob diese auch korrekt eingetragen sind. Wenn nicht, dann passen Sie sie kurz an. Andernfalls gehen wir direkt weiter links im Menü auf Einstellung und dann auf Buchungszeiten. Hier auf dieser Seite haben Sie zwei Einstellungsmöglichkeiten: 1. Die Buchungszeiten. Das sind die Zeiträume für die Ihre Kunden einen Termin online buchen können. 2. Die Schließungszeiten, also die Zeiträume für die Sie keine Onlinetermine zulassen möchten.

In der Regel sind die Buchungszeiten deckungsgleich mit den Öffnungszeiten. Dazu haken Sie einfach das Kästchen in der Zeile „Buchungszeiten entsprechen den Öffnungszeiten“ an. In manchen Betrieben allerdings sollen die beiden Zeiten nicht gleich sein. Dazu ein Beispiel: Ein Restaurant ist vielleicht von 11 Uhr vormittags bis 24 Uhr nachts geöffnet, aber die Gäste sollen nicht bis 22 oder 23 Uhr einen Tisch reservieren können. Für diesen Fall könnte man hier die Buchungszeiten entsprechend anpassen. Als nächstes gehen wir auf Einstellung und Buchungsregeln.

Hier finden Sie eine Anzahl von Einstellungsmöglichkeiten vor, von denen ich Ihnen nur die wichtigsten vorstellen werde:

  • Die Buchungsregeln oder der Buchungsmodus
  • Die Buchungslimits
  • Die Termintaktung

Zunächst einmal der Buchungsmodus: Hier stellt sich die Frage, ob Sie die online gebuchten Termine noch einmal selbst bestätigen möchten, oder ob das System die Termine automatisch bestätigen soll. Die Frage lässt sich meist nur schwer beantworten, wenn noch keine Erfahrungswerte vorliegen. Gerade Dienstleister, die zum ersten Mal die Online-Terminierung einsetzen, können das nur schwer einschätzen. Daher vielleicht die Frage mal anders ausdrückt: Möchten Sie die Zeitersparnis voll ausschöpfen und den Shore Kalender als herrschendes System nutzen? Dann bietet sich die automatische Terminbestätigung auf jeden Fall an.

Viele Kunden, die gerade erst angefangen haben, mit dem Shore Kalender arbeiten, möchten in der Anfangszeit noch selbst die Termine manuell bestätigen. Allerdings mit dem Nachteil, dass das wiederum mit zeitlichem Aufwand verbunden ist. Daher wechseln viele im Laufe der Zeit zur automatischen Terminbestätigung.

Eine andere wichtige Einstellung betrifft die Buchungslimits: In welchem zeitlichen Korridor sollen Online-Buchungen angeboten werden? Also bis wie viele Stunden vor dem gewünschten Terminzeitpunkt kann ein Termin gebucht werden? Aber auch, wie weit in die Zukunft kann ein Termin gebucht werden. Beispielsweise ließe sich festsetzen, dass mindestens 24 Stunden zwischen der Terminanfrage und dem Terminzeitpunkt liegen müssen und gleichzeitig maximal vier Wochen zwischen Terminanfrage von Terminzeitpunkt liegen dürfen. Das stellt sicher, dass Sie zum einen genug Zeit haben sich auf einen Termin einzustellen und zum anderen, dass Kunden einen Termin eher wahrnehmen. Unsere Auswertungen haben nämlich gezeigt, dass je weiter ein Termin in der Zukunft liegt, desto größer die Wahrscheinlichkeit für einen Terminausfall ist.

Eine andere wichtige Einstellung ist die Termintaktung. Diese legt fest, in welchem Rhythmus Termine online freigegeben werden. In der Regel verwenden Kunden die 15 min oder 30 min Taktung. Beispielweise starten Termine bei einer 30 Minuten Taktung immer nur zur vollen und halben Stunde (10:00 / 10:30 / 11:00, usw.) Bei einer 15 Minuten Taktung alle Viertelstunde (10:00 / 10:15 / 10:30 / 10:45 / 11:00).

Achten bei der Taktung auf die Länge Ihrer Leistungen. Dauern Ihre Leistungen in der Regel ca. 20 Minuten, wäre die Auslastung bei einer 30 min Taktung nicht optimal, da stets 10 Minuten Leerlauf zwischen zwei Terminen wäre. All diese Einstellungen können etwas verwirrend sein, wenn Sie sich daher unsicher sind, können Sie Ihren Kundenberater jederzeit gerne kontaktieren.

Dieses Thema präsentiert

Florian Kohlhammer

ist seit über zwei Jahren bei Shore und leitet die Shore Academy. Er greift dabei auf sein Wissen aus über zwei Jahren täglichen Kundenkontakts zurück, welches er zu gleichen Teilen in der Kundenbetreuung und im Vertrieb gesammelt hat.
 
Die Shore Academy hat zum Ziel, Ihnen eine möglichst umfassende Hilfestellung zu allen Shore Produkten zu geben.

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